建設工程竣工檔案是項目全生命周期中形成的具有保存價值的歷史記錄，其規(guī)范化編制對于保障工程質量、服務后續(xù)運營維護、乃至城市歷史記憶的留存都具有重要意義。我國各地為規(guī)范此項工作，制定了相應的技術標準，如上海市的《DG∕TJ 08-2046-2008 建設項目(工程)竣工檔案編制技術規(guī)程》（以下簡稱《規(guī)程》），即為指導工程檔案科學、系統(tǒng)、規(guī)范編制的代表性地方標準。
《規(guī)程》的核心目標在于統(tǒng)一竣工檔案的編制原則、內容要求、整理方法、歸檔標準及電子文件管理規(guī)范，確保檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和可利用性。它通常涵蓋了從立項審批、勘察設計、施工、監(jiān)理到竣工驗收等各階段產生的文件材料，構成了一個有機整體。
在編制內容上，《規(guī)程》一般會詳細規(guī)定竣工檔案的構成。這通常包括：
- 綜合文件：如項目建議書、可行性研究報告、立項批復、用地許可、規(guī)劃許可、施工許可等前期文件，以及竣工驗收階段的綜合報告、驗收證書等。
- 監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、實施細則、會議紀要、質量評估報告等反映監(jiān)理活動的記錄。
- 施工文件：這是檔案的主體，涉及土建、安裝、裝飾等各專業(yè)，包括施工組織設計、技術交底、原材料合格證及檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、施工試驗記錄、測量復核記錄、分部/分項工程質量驗收記錄等。
- 竣工圖：反映工程最終實體的圖紙，必須與施工實際情況完全一致，如有變更，需在原圖上清晰標注或重新繪制。
- 竣工驗收文件：各單位工程質量驗收記錄、消防、環(huán)保、規(guī)劃等專項驗收認可文件，以及竣工決算、審計報告等。
在編制技術與整理要求方面，《規(guī)程》著重強調：
- 系統(tǒng)性：遵循工程建設的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同階段和專業(yè)進行組卷。
- 規(guī)范性：文件材料的格式、書寫載體、簽署手續(xù)需符合國家及行業(yè)規(guī)定。竣工圖應使用新藍圖，圖面清晰，加蓋竣工圖章并履行審核手續(xù)。
- 完整性：收集范圍要全面，能完整反映項目從醞釀、決策到建成投產的全過程，不缺項、不漏項。
- 電子文件管理：隨著信息化發(fā)展，《規(guī)程》也必然包含對電子文件生成、收集、整理、歸檔的要求，確保其真實、完整、長期可讀和安全。
歸檔移交環(huán)節(jié)是檔案編制的最終落腳點。《規(guī)程》會明確規(guī)定檔案的歸檔范圍、保管期限、案卷質量、整理編目方法以及向建設單位和城建檔案館移交的時間、套數(shù)、手續(xù)等具體要求。案卷題名應簡明準確，卷內目錄、備考表填寫規(guī)范，裝訂牢固美觀，便于長期保管和檢索利用。
在實際應用中，各參建單位（建設、施工、監(jiān)理、設計等）需依據(jù)《規(guī)程》，明確自身職責，從項目伊始就樹立“檔案工作與工程建設同步”的理念，建立健全檔案管理制度，指定專人負責，確保文件材料隨時產生、隨時收集、定期整理。項目負責人和檔案管理人員深入理解《規(guī)程》條款，是保證竣工檔案質量，使其真正成為“合格工程的歷史證明”和“未來運營維護可靠依據(jù)”的關鍵。
《DG∕TJ 08-2046-2008 建設項目(工程)竣工檔案編制技術規(guī)程》作為一項重要的技術標準，為建設工程竣工檔案的規(guī)范化管理提供了詳盡的操作指南。其有效實施，不僅提升了工程檔案管理的整體水平，也為城市的建設發(fā)展積累了寶貴的基礎資料，對促進建筑業(yè)的高質量發(fā)展和城市治理現(xiàn)代化具有深遠影響。
